Αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης χρόνου

Δεν είναι μυστικό ότι η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου είναι απαραίτητη για την επιτυχία. Επομένως, αφού όλοι έχουμε 24 ώρες την ημέρα για να δουλέψουμε, γιατί να μην το αξιοποιήσουμε καλύτερα;

Δυστυχώς, πολλοί από εμάς συχνά τείνουμε να χαλαρώνουμε τον χρόνο μας συμμετέχοντας σε μη παραγωγικές δραστηριότητες, αναβάλλοντας και βρίσκοντας διαφορετικά τρόπους για να αποφύγουμε σημαντικές εργασίες.

Ωστόσο, ευτυχώς, μπορούμε να γίνουμε καλύτεροι στο να κάνουμε πράγματα διαχειριζόμενοι αυτό που κάνουμε και πότε το κάνουμε.

Ακολουθούν 9 αποτελεσματικές στρατηγικές διαχείρισης χρόνου που θα σας βοηθήσουν:

1. Κάντε μια λίστα υποχρεώσεων που δίνει προτεραιότητα στις εργασίες σας. Αντιμετωπίστε τις πιο απαιτητικές και δύσκολες εργασίες σας πρώτα και όταν η εστίαση και η ενέργειά σας είναι στο αποκορύφωμά τους. Όχι μόνο θα πετύχετε περισσότερα, θα το κάνετε σε λιγότερο χρόνο. Ομοίως, οι λιγότερο πιεστικές δουλειές που απαιτούν λιγότερη εστίαση και ενέργεια μπορούν να αντιμετωπιστούν καθώς η μέρα πέφτει.
2. Θυμηθείτε να κάνετε μικρά διαλείμματα. Όπως συζητώ στο άρθρο μου 9 Αποδεδειγμένοι τρόποι αύξησης της παραγωγικότητας, είναι σημαντικό να κάνετε διαλείμματα και να ανανεώνεστε. Οι διακοπές σας δίνουν την ευκαιρία να ανασυνταχθείτε, να αναζωογονηθείτε και να εστιάσετε ξανά. Το να δουλεύεις πάρα πολύ καιρό χωρίς διάλειμμα είναι στην πραγματικότητα αντιπαραγωγικό και μπορεί να εκτροχιάσει τις προσπάθειες διαχείρισης του χρόνου σου.

3. Εκχωρήστε ένα χρονικό πλαίσιο για κάθε εργασία. Σύμφωνα με το νόμο του Πάρκινσον, μια εργασία συρρικνώνεται ή μεγαλώνει ανάλογα με το χρονικό διάστημα που της αναθέτετε. Αναθέτοντας ένα χρονικό πλαίσιο για τις εργασίες σας, σας επιτρέπει να αξιοποιήσετε στο έπακρο την αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου.

Για παράδειγμα, όταν δίνετε στον εαυτό σας 30 λεπτά για να ολοκληρώσει μια εργασία, πιθανότατα θα την ολοκληρώσετε σε 30 λεπτά ή λιγότερο. Εάν, ωστόσο, δώσετε στον εαυτό σας 45 λεπτά για να ολοκληρώσει την ίδια εργασία, θα μπορούσατε να το κάνετε και να το επεκτείνετε άσκοπα.

4. Συγκεντρώστε παρόμοιες ή σχετικές εργασίες μαζί και ολοκληρώστε τις ταυτόχρονα. Όχι μόνο θα εξοικονομήσετε ενέργεια χωρίς να πηγαίνετε μπρος -πίσω για να ολοκληρώσετε παρόμοιες εργασίες, σίγουρα θα εξοικονομήσετε χρόνο.

Για παράδειγμα, εάν πρέπει να βγείτε για να αγοράσετε προμήθειες, τι άλλο μπορείτε να κάνετε ενώ οδηγείτε; Χρειάζεται να ανανεώσετε διαβατήριο ή άδεια; Χρειάζεται να στείλετε κάτι; Ακόμα κι αν ορισμένες από αυτές τις εργασίες δεν έχουν ακόμη ολοκληρωθεί, μπορείτε να τις ολοκληρώσετε ούτως ή άλλως χωρίς να κάνετε ξεχωριστό ή ειδικό ταξίδι.

5. Χρησιμοποιήστε συνδυαστικό ημερολόγιο/ατζέντα/διοργανωτή. Για να διαχειριστείτε τις δραστηριότητές σας πρέπει να γνωρίζετε τι, πού και πότε λαμβάνουν χώρα. Η κατοχή ημερολογίου/ατζέντας/διοργανωτή θα κρατήσει όλες αυτές τις δραστηριότητες στο επίκεντρο. Υπάρχουν πολλά εξαιρετικά εργαλεία όπως το Ημερολόγιο Google, το έξυπνο τηλέφωνό σας ή οποιοσδήποτε υπολογιστής για σκοπούς διαχείρισης του χρόνου σας. Η οργάνωση σας βοηθά επίσης να δώσετε προτεραιότητα στην εργασία σας.

6. Γνωρίστε τους περιορισμούς σας. Είναι λογικό ότι κανείς δεν μπορεί να κάνει τα πάντα και/ή να τα κάνει γρήγορα. Εάν γνωρίζετε ότι έχετε άλλες δεσμεύσεις ή υποχρεώσεις, μην φοβάστε να αναθέσετε ή να εξαλείψετε εντελώς μια εργασία.

Το να προσπαθήσετε να επιτύχετε κάτι που γνωρίζετε ότι δεν είστε εξοπλισμένοι να κάνετε θα σας κοστίσει χρόνο και όχι να το εξοικονομήσετε. Δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να παραδεχτείτε ότι δεν μπορείτε να κάνετε κάτι, οπότε μη διστάσετε να αναθέσετε ή να προσλάβετε κάποιον άλλο για να το ολοκληρώσει.

Παράδειγμα: Προσπαθείτε να επιδιορθώσετε αυτήν την τρύπα στη στέγη όταν δεν έχετε ξυλουργικές ικανότητες ή την έχετε δοκιμάσει ποτέ στο παρελθόν. Ο χρόνος που θα χάσετε κάνοντας το εσφαλμένα θα σας κοστίσει μόνο χρόνο και χρήμα μακροπρόθεσμα.

7. Αφήστε την τελειομανία. Πολύ συχνά για όσους από εμάς με τελειομανείς τάσεις χάνεται περισσότερος χρόνος στην προσπάθεια να είμαστε τέλειοι από το να κάνουμε μια καλή δουλειά. Τα περισσότερα πράγματα δεν χρειάζεται να είναι τέλεια, μόνο πρακτικά και λειτουργικά.

Παραδείγματα τελειομανίας θα περιλαμβάνουν: τη συνεχή προσπάθεια βελτίωσης των πραγμάτων επαναλαμβάνοντάς τα. εμμονή με μικρές λεπτομέρειες. επιβάλλοντας μη ρεαλιστικά υψηλά πρότυπα. Οι δεξιότητές μας για τη διαχείριση του χρόνου θα εξυπηρετηθούν καλύτερα εάν επικεντρωθούμε στο να κάνουμε μια καλή δουλειά έγκαιρα και αποτελεσματικά.

8. Απλοποιήστε τις ροές εργασίας σας. Απλοποιώντας τα καθήκοντά σας, θα εργαστείτε πιο έξυπνα και θα κάνετε τα πράγματα με πιο έγκαιρο τρόπο. Οι τρόποι για να γίνει αυτό περιλαμβάνουν: τη διάσπαση μεγάλων εργασιών σε μικρότερες πιο εύχρηστες. εξάλειψη περιττών βημάτων και αξιολόγηση και εξορθολογισμό της διαδικασίας.

9. Αφαιρέστε τους περισπασμούς. Η αφαίρεση περισπασμών σας επιτρέπει να εστιάσετε στην εργασία που έχετε και τελικά να την πραγματοποιήσετε πιο γρήγορα και αποτελεσματικά.

Οι περισπασμοί περιλαμβάνουν: περιήγηση στο διαδίκτυο, έλεγχο email, απάντηση στο τηλέφωνο όταν βρίσκεστε στη μέση της εργασίας σας, παρακολούθηση τηλεόρασης. Οι περισπασμοί διακόπτουν επίσης τη ροή εργασίας σας, η οποία μπορεί να είναι δύσκολο να ανακτηθεί.

Σίγουρα, η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου όχι μόνο συμβάλλει στην επιτυχία, αλλά εξαρτάται από αυτήν. Ελέγξτε αυτές τις χρήσιμες στρατηγικές και προσπαθήστε να τις εφαρμόσετε στη ρουτίνα σας.